Utiliser des modèles de messages pour sa prospection

La prospection et le suivi des leads est un élément clé du processus de vente, et l’utilisation efficace de modèles de messages peut transformer vos efforts de prospection en succès. Les modèles de messages, disponibles dans certains CRM comme Webmecanik Pipeline, permettent aux commerciaux de gagner du temps, de garantir la cohérence de leurs messages et d’optimiser leurs taux de réponse. Voici quelques conseils et astuces pour tirer le meilleur parti des modèles de messages dans votre prospection commerciale.

Qu’est-ce qu’un modèle de message ?

Les avantages d’utiliser les modèles de message pour sa prospection commerciale

3 astuces pour avoir des modèles de messages performants

Exemples pratiques d’utilisation des modèles de messages dans un CRM

Conclusion

Pour commencer, rappelons-nous ce qu’est un modèle de messages dans les CRM. Un modèle de message dans les CRM (Customer Relationship Management) est un format préconçu utilisé pour standardiser et simplifier la communication avec les prospects ou les clients. Ces modèles permettent aux commerciaux de gagner du temps en utilisant des messages réutilisables, tout en assurant la cohérence et la qualité des communications. 

Les avantages d’utiliser les modèles de message pour sa prospection commerciale

L’utilisation de modèles de messages dans les stratégies de prospection commerciale présente de nombreux avantages, permettant aux commerciaux de maximiser leur efficacité et d’améliorer leurs taux de conversion. Voici un développement des principaux avantages :

Gain de temps

L’un des principaux avantages des modèles de messages est le gain de temps considérable qu’ils offrent. En utilisant des modèles préétablis, les commerciaux peuvent éviter la rédaction répétitive. Plutôt que de créer chaque message de prospection à partir de zéro, les commerciaux peuvent simplement sélectionner un modèle adapté et le personnaliser rapidement. Cela élimine le besoin de réfléchir à chaque message, ce qui accélère le processus de communication.

Cohérence et qualité

Les modèles de messages assurent une cohérence et une qualité de communication qui sont essentielles pour l’image de marque et la crédibilité.

• Standardisation du message : chaque message envoyé à partir d’un modèle suit un format et un ton définis, garantissant ainsi une uniformité dans la communication globale. Cela aide à maintenir une image de marque professionnelle et cohérente.
• Réduction des erreurs : en utilisant des modèles, les risques d’erreurs typographiques, de fautes de grammaire ou de formulations maladroites sont minimisés. Cela réduit les erreurs fréquentes et améliore la qualité perçue des messages.

Personnalisation facile

Malgré leur nature standardisée, les modèles de messages peuvent être facilement personnalisés pour chaque prospect. Voici comment les CRM facilitent cette personnalisation :

• Intégration de champs dynamiques (ou variables) : les CRM permettent d’insérer des champs dynamiques dans les modèles de messages, tels que le nom du prospect, le nom de l’entreprise, ou des informations spécifiques au prospect. Cela rend chaque message personnalisé et pertinent, ce qui augmente les chances de réponse positive. Ces variables sont issues de votre CRM est automatiquement rempli avec l’information de votre contact.
• Adaptation au contexte : les modèles peuvent être ajustés en fonction du contexte du prospect, comme son secteur d’activité, ses besoins ou ses points de douleur spécifiques. Par exemple, un modèle peut être modifié pour inclure des références à des projets ou des problèmes particuliers que le prospect a mentionnés précédemment.

Pour maximiser l’efficacité de vos modèles de messages via un CRM pour votre prospection commerciale, voici quatre astuces essentielles :

Utilisez des champs dynamiques pour la personnalisation

Intégrer des champs de personnalisation ou des variables dans vos modèles permet de rendre chaque message non seulement pertinent, mais aussi profondément personnalisé, augmentant ainsi vos chances de réponse. Par exemple, vous pouvez insérer des champs pour le nom du prospect, le nom de l’entreprise, ou encore des informations spécifiques à leurs besoins, à leur historique ou à leurs interactions précédentes avec votre entreprise. 

Cette personnalisation aide à créer une connexion plus authentique et montre au prospect que vous avez pris le temps de comprendre ses besoins. Assurez-vous que vos données CRM sont toujours à jour pour que ces champs dynamiques fonctionnent correctement et reflètent des informations précises et actuelles.

Humanisez vos interactions

Même avec des modèles de messages, il est essentiel de conserver une touche humaine. Même si c’est vous qui envoyez l’email avec le modèle de votre choix, il faut que les prospects ressentent et reconnaissent votre petite touche personnelle avec presque la même intensité qu’ils auraient ressentie pendant votre rendez-vous. 

Intégrez des appels à l’action clairs et pertinents

Un des éléments les plus importants dans vos modèles de messages pour de la prospection, c’est d’avoir un appel à l’action (CTA) bien défini. Celui-ci guide le prospect vers la prochaine étape à suivre, augmentant ainsi vos chances de conversion. Utilisez des verbes d’action forts et spécifiques, tels que “Réservez une démo”, “Téléchargez notre guide gratuit”, “Contactez-nous aujourd’hui”, pour inciter le prospect à agir. Positionnez votre CTA de manière stratégique, généralement à la fin du message, pour qu’il soit facilement visible et incitatif. 

Adaptez-vous à la situation

Il est essentiel d’ajuster vos modèles de messages en fonction de la situation. Que ce soit pour un premier message de prospection, un compte rendu après un premier rendez-vous, ou un message pour l’envoi d’un devis, votre discours doit être adapté. Créez des modèles spécifiques pour chaque situation et, si possible, pour différents secteurs d’activités. Certains secteurs ont leurs propres jargons et préférences de communication. Par exemple, dans le secteur technologique, il peut être pertinent de mentionner des termes techniques.

Adapter votre message en fonction de la situation et du secteur améliore non seulement la pertinence de vos messages, mais renforce également la confiance et l’intérêt de vos prospects.

Les modèles de messages dans un CRM peuvent soutenir les commerciaux dans divers aspects de leur travail. Voici quelques exemples pratiques illustrant l’utilisation de cette fonctionnalité :

Prospection par email

Les commerciaux peuvent employer un modèle de messages prédéfini pour contacter un potentiel client, mais il est essentiel de le personnaliser. Ces premiers contacts sont décisifs. En adaptant le contenu des messages de prospection aux caractéristiques spécifiques de chaque prospect (secteur d’activité, taille de l’entreprise, intérêts), les commerciaux peuvent rendre leurs communications plus pertinentes et augmenter leurs chances d’obtenir une ouverture des emails.

Suivi après une réunion ou un appel

Après une réunion ou un appel avec un prospect, les commerciaux peuvent utiliser un modèle de message prédéfini pour envoyer un suivi personnalisé. Ce modèle est pré-rempli avec des informations sur la discussion, les points clés abordés et les prochaines étapes convenues. Par exemple, le modèle peut inclure des sections pour récapituler les discussions, proposer des ressources supplémentaires ou fixer un prochain rendez-vous. Cela aide à maintenir le contact avec le prospect et à avancer dans le processus de vente de manière fluide.

Réponse aux demandes de renseignements

Lorsqu’un prospect soumet une demande via le site web de l’entreprise, les commerciaux peuvent utiliser un modèle de message pour répondre rapidement et de manière personnalisée. Ce modèle inclut des informations pertinentes sur les produits ou services demandés, ainsi que des suggestions pour planifier une démonstration ou une discussion plus approfondie. Par exemple, le modèle peut être configuré pour inclure des détails sur les produits spécifiques demandés et des liens vers des ressources supplémentaires. Cela garantit que la réponse est non seulement rapide, mais aussi utile et engageante.

Communication pendant le cycle de vente

Tout au long du cycle de vente, les commerciaux peuvent utiliser des modèles de messages pour communiquer avec les prospects à des moments clés, tels que la confirmation de rendez-vous, le suivi après une démonstration produit ou l’envoi d’informations supplémentaires. Ces modèles sont personnalisés en fonction du stade du cycle de vente, des actions précédentes du prospect et de ses besoins individuels. Par exemple, un modèle peut être conçu pour envoyer un résumé de la démonstration avec des liens vers des ressources complémentaires ou pour rappeler les avantages clés du produit. Cette personnalisation aide à maintenir l’intérêt du prospect et à favoriser sa progression vers la conversion.

En utilisant ces modèles de messages de manière stratégique, les commerciaux peuvent améliorer leur efficacité tout en offrant des interactions personnalisées et pertinentes avec les prospects et les clients. Les modèles de messages permettent de gagner du temps, de renforcer la cohérence des messages et d’augmenter les taux de conversion.

Chez Webmecanik Pipeline, nous offrons des outils et des fonctionnalités avancés pour vous aider à créer et utiliser des modèles de messages efficaces. Intégrez ces conseils dans votre stratégie de prospection et observez l’amélioration de vos résultats. 

Bonne prospection !