Comment structurer les données de son CRM ?

La bonne organisation des données dans votre CRM est importante, dans un contexte où les données sont primordiales pour la stratégie d’entreprise. Un CRM bien structuré permet de centraliser les informations, d’améliorer la prise de décision et d’optimiser l’expérience client. Découvrez dans cet article comment organiser vos données CRM pour maximiser leur potentiel en 4 étapes. 

Qu’est-ce qu’une base de données CRM ?

Définissez les données à collecter

Structurer le CRM

Alimenter le CRM

Mettre à jour les données CRM

Conclusion

Une base de données CRM contient toutes les informations pertinentes sur vos clients et prospects, regroupés dans un système de gestion de la relation client. Elle inclut les coordonnées, les échanges antérieurs, les préférences et l’historique d’achat. Cette centralisation permet de maintenir les données organisées, segmentées et facilement accessibles.

Essentiellement, la base de données CRM facilite la gestion des informations en les rangeant de manière ordonnée, ce qui permet une consultation rapide et une utilisation efficace pour personnaliser les interactions et améliorer les stratégies de vente et de marketing. Et avec le bon CRM, la sécurité de votre base données et sa conformité, avec les réglementations comme le RGPD, sont assurées. Vous garantissant ainsi une protection et une confidentialité des informations de vos clients.

Avant de commencer à utiliser votre CRM, vous devez définir clairement quelles données vous souhaitez collecter, nous vous conseillons notre article Suivi des leads : guide pratique avant de continuer votre lecture. Cela permet de s’assurer que toutes les informations nécessaires sont disponibles pour répondre à vos besoins commerciaux et aussi marketing.

Prenez un peu de recul et demandez-vous comment pourriez-vous exploiter les données dans votre CRM et est-ce que vous en avez déjà besoin pour améliorer vos processus actuels ? 

Les données personnelles

Les données personnelles, telles que le nom, l’adresse email, le numéro de téléphone et l’adresse postale, permettent d’identifier clairement chaque client ou prospect. Elles facilitent la personnalisation des interactions, en utilisant le nom du client et ses coordonnées pour des messages plus ciblés, et assurent la facilité de contact via les différents canaux de communication.

Les données transactionnelles

Les données transactionnelles, comprenant l’historique des achats, les montants dépensés et la fréquence des achats, permettent d’analyser les comportements d’achat des clients, de segmenter les clients en fonction de leur valeur et de leur fidélité, et d’optimiser les stratégies de vente en personnalisant les offres et en ciblant les clients avec des promotions adaptées à leur historique d’achat.

Les interactions et comportements 

Les données sur les interactions et comportements, incluant l’historique des échanges, les comportements sur le site web et les feedbacks des clients, aident à comprendre les préférences et les besoins des clients en analysant leurs actions et ressentis. Elles permettent d’améliorer l’expérience client en anticipant leurs attentes et en personnalisant les parcours clients.

Les préférences et intérêts

Les préférences et intérêts, tels que les centres d’intérêt, les préférences de communication et les préférences produit, permettent de personnaliser les messages et offres en fonction des goûts et des attentes des clients. Elles optimisent le choix des canaux de communication les plus efficaces pour chaque client et aident à créer des campagnes marketing ciblées en fonction des intérêts spécifiques des clients.

Une fois les données définies, il est essentiel de structurer votre CRM pour garantir une organisation optimale. Cela implique de configurer les différents champs, modules, et relations entre les données.

Organisation de votre CRM 

Pour une gestion efficace de vos données, il est nécessaire de bien organiser votre CRM. Commencez par définir et créer des champs spécifiques pour chaque module (contacts, entreprises, opportunités, etc.), en tenant compte des besoins que vous avez identifiés précédemment. Assurez-vous d’inclure tous les types de données que vous souhaitez collecter. Pensez également à définir les étapes de votre pipeline commercial, qui vont vous aider à gérer efficacement vos opportunités en cours et à venir. 

Pour plus de détails sur comment personnaliser son CRM à son business, consultez notre article dédié

Article – Comment mettre en place une bonne organisation commerciale grâce à son CRM ?

Relation entre données

Les relations entre les données sont essentielles car elles permettent de synchroniser les informations provenant de logiciels externes. Par exemple, avec un outil de marketing automation, il est utile que les nouveaux contacts issus d’un formulaire sur votre site web soient automatiquement ajoutés à votre CRM. Cette synchronisation des données permet d’obtenir une vue détaillée de vos prospects, facilitant ainsi un discours plus ciblé et percutant.

L’alimentation régulière du CRM est essentielle pour maintenir sa pertinence et son efficacité. Cela implique d’entrer de nouvelles données et de mettre à jour les informations existantes. Quelles stratégies pour alimenter le CRM ?

Intégration des données

Utilisez des intégrations API pour importer automatiquement des données depuis d’autres systèmes (ERP, plateformes de marketing, etc.).

Importation de données existantes

Importez les données de vos anciens systèmes ou fichiers Excel dans votre CRM, en vous assurant de nettoyer les données avant l’importation.

Formation des équipes

Formez vos équipes pour qu’elles saisissent les informations correctement et régulièrement dans le CRM. En formant vos équipes à la bonne structure du CRM et des données, vos données seront uniformisées et plus simples de compréhension pour les responsables commerciaux.

Pour que votre CRM reste un outil fiable et efficace, il est essentiel de maintenir la qualité et la fraîcheur des données. Cela implique de procéder régulièrement à des mises à jour pour éviter que les informations ne deviennent obsolètes ou incorrectes. Pour assurer une mise à jour efficace des données, il est important de mettre en place des processus de nettoyage réguliers pour éliminer les doublons et corriger les erreurs, d’automatiser les mises à jour afin que les informations reflètent les modifications en temps réel, et de configurer des alertes pour signaler les données nécessitant une révision. 

La structuration efficace des données dans votre CRM est un élément clé pour maximiser la valeur de cet outil stratégique. En définissant clairement les données à collecter, en organisant minutieusement votre CRM, en veillant à une alimentation continue et en maintenant une mise à jour régulière, vous pouvez garantir que votre CRM reste précis et pertinent. Une gestion soignée de vos données permet non seulement de centraliser les informations et d’améliorer la prise de décision, mais aussi d’optimiser l’expérience client en offrant des interactions plus personnalisées et ciblées. En intégrant ces pratiques, vous pourrez tirer le meilleur parti de votre CRM pour renforcer vos relations clients et améliorer l’efficacité de vos opérations commerciales.